ENCÜMEN MÜDÜRÜ  
 
ENİS İBAS
 
1. Meclisin toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılmasının sağ- lanması, toplantı salonunu hazırlamak.
2. Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasının sağlanması.
3. İl genel meclisince komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrinin takip edilmesi.
4. Komisyonlarda düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasının sağlanması.
5. Meclis oturumlarının kamera ile kaydının yapılarak, zapta geçirilmesinin sağlanması.
6. Zabıtlara uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, kontrolü, Meclis Katip ve Başkanı- na imzalatılması.
7. Meclis kararlarının valiliğe süresi içerisinde sunulmasının sağlanması ve takibi.
8. Meclis Kararlarının usulüne uygun olarak kamuoyuna ve meclis üyelerine duyurulması- nın sağlanması.
9. Meclis ve ihtisas komisyonlarını Çalışmalarına müteakip ödenecek huzur hakları ile ilgili puantajların hazırlanması.
10. Meclis üyelerinin yoklama cetvellerinin düzenli bir şekilde tutulmasının sağlanması.
11. Meclis Başkanı tarafından komisyona havale edilen önerge, yazı ve benzeri evrakların ilgili komisyon başkanlarına ulaştırılması.
12. Komisyonların diğer Kamu Kurum ve Kuruluşları ile yapacağı yazışmaları düzenleyip koordine etmek.
13. Komisyonlarca hazırlanan raporların yazılıp imzalanmasını ve Meclis Başkanlığına ulaştırılmasını sağlamak.
14. İhtiyaç duyulması halinde komisyona yardımcı olmak üzere teknik eleman, bilirkişi temini için gerekli çalışmaları yapmak.
15. İl Encümen Başkanının emir ve gözetimi doğrultusunda Encümen gündemini hazırlamak ve hazırlanan gündemi Encümen üyelerine dağıtmak.
16. İl Encümen toplantılarını ilgililere duyurmak, toplantı salonunu hazırlamak.
17. İl Encümenin gündemine alınacak evrakları gündem sırasına göre İl Encümen Karar defterini hazırlamak,
18. Görüşülmek üzere İl Encümenine gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgeleri gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere iade etmek
19. Encümen kararlarının varsa muhalefet şerhleriyle beraber, Encümen başkan ve üyelerine imzalatmak
20. İşlemi tamamlanan Encümen karar dosyalarını ilgili birimlere zamanında göndermek
21. İl Genel Meclisi ve İl Encümende verilen kararların raportörlük görevlerini yapmak veya yaptırmak, alınan kararları Meclis Encümen karar defterine yazmak veya yazdırmak.
22. Birim personeline ait her türlü mesai puantajlarını hazırlayarak insan kaynakları ve eğitim müdürlüğüne iletmek
23. Birim personeli ile ilgili vukua gelebilecek iş kazaları ile ilgili gerekli tutanakları zaman geçirmeden yasal süresi içinde sosyal güvenlik kurumu’na bildirmek üzere insan kaynakları ve eğitim müdürlüğüne iletmek ve personelinin iş güvenliğini sağlamak.
24. Birimin faaliyet alanı ile ilgili yıllık programları, stratejik plan doğrultusunda hazırlamak. Birimin hizmet alanı ile ilgili aylık faaliyet raporlarını hazırlamak ve raporları ilgili makamlara sunmak
25. İç kontrol standartlarına uyum çerçevesinde birim ile ilgili gerekli çalışmaları yapmak
26. Birim arşivini oluşturmak.
27. Birim performans programı ve birim faaliyet raporunu hazırlamak
28. Bütçeyle ödenek tahsis edilen işlerin doğrudan teminler de dahil her türlü iş ve işlemlerini yapmak
29. Birimin hizmet alanı ile ilgili aylık faaliyet raporlarını hazırlamak ve raporları ilgili makamlara sunmak
30. Birimle ilgili yapılacak ihalelerde; ihaleye esas yaklaşık maliyetler ile Teknik ve İdari şartnamelerin hazırlanarak Genel Sekreter Yardımcılarının onayına sunmak
31. Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısının verdiği iş ve işlemleri mevzuatına göre yapmakla, Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcısını karşı sorumludur,